Jeśli organizując pracę w rozproszonych zespołach zastanawiacie się, czy można coś zrobić lepiej, inaczej, albo czy ktoś już kiedyś miał podobny problem, Lisette Sutherland na pewno mogłaby Wam pomóc – od wielu lat doradza w sprawach pracy zdalnej największym firmom (czyli na długo przedtem, zanim stało się to modne). Podczas naszego cyfrowego Community Event #3 – Digital Workforce, przekazała nam w skondensowanej formie bardzo cenne wskazówki i najlepsze praktyki w tej niełatwej dziedzinie.

Praca z dowolnego miejsca jest jednocześnie wspaniała i okropna. Mamy wolność, ale musimy wyznaczyć granice i zasady dla nas samych.

• Przede wszystkim - nie ma jednego dobrego sposobu na pracę zdalną – każdy musi eksperymentalną drogą znaleźć to, co pasuje do niego i jego zespołu. Warto się postarać, ponieważ zwrot z tej inwestycji może być bardzo duży.
• Znaliśmy wcześniej pojęcie cyfrowego nomadyzmu, ludzie pracowali z miejsc, w których byli najbardziej produktywni.  Jednak teraz wszyscy pracują z domu, często w otoczeniu rodziny – to zupełnie inna sytuacja i trzeba o tym pamiętać.
• Trzeba dokładnie zaplanować, czego potrzebujemy? Jak zaprojektować idealną przestrzeń, aby uzyskać jak największą produktywność? Warto sprawdzić, czy pracownicy mają odpowiednią infrastrukturę IT w swoich domach – tak, aby czuli się komfortowo, ta sytuacja może potrwać. To dobry czas, aby zainwestować w wyposażenie pracowników – łącze internetowe, słuchawki itd.
• Kwestie techniczne są naprawdę ważne. Jeśli infrastruktura, rozwiązania technologiczne nie działają dobrze, tracimy mnóstwo czasu podczas spotkań na problemy techniczne – to też strata pieniędzy. I warto pamiętać, że nie wszyscy (oczywiście poza działem IT) są technologicznie zaawansowani, niektórzy wstydzą się przyznać, że nie potrafią korzystać z jakichś rozwiązań.
• Rytm dzienny – niektórzy wolą pracować rano, inni uwielbiają siedzieć po nocach, może niekoniecznie trzeba im narzucać godziny pracy? Część z nas potrzebuje rytuałów aby zacząć i zakończyć dzień pracy – tak, aby zostawić pracę i zaangażować się w życie prywatne. W czasie kwarantanny granice między pracą a życiem prywatnym naprawdę się zacierają, trzeba je sobie wyraźnie zdefiniować. Pomagają nawet drobne rzeczy, jak  np. tabliczka na drzwiach, żeby rodzina nie przeszkadzała.
• Izolacja społeczna – są specjalne aplikacje, które pomagają ją przetrwać, np. łączą przypadkowe osoby, które maja wzajemnie się motywować do pracy. Wirtualne biura – które pomagają „spotkać” inne osoby, poczuć ich obecność. Włączona kamera naprawdę pomaga. Niektóre osoby niechętnie ją włączają, najczęstszym powodem jest praca nad innymi zadaniami w tym samym czasie, rozpraszające elementy w tle czy zbyt nieformalny strój. To wszystko można i warto zmienić.
• Efektywność - do tej pory wielu menedżerów obawiało się, że w modelu pracy zdalnej pracownicy będą pracować mniej intensywnie, tymczasem to nie potencjalne lenistwo jest problemem, ale wypalenie zawodowe. I tu ponownie, wyznaczenie granic jest najtrudniejszym zadaniem.
• Jak współpracować online? Można stworzyć „team agreement” – zdefiniować, co jest odpowiednim zachowaniem dla naszego zespołu. Np. jaki powinien być czas odpowiedzi na e-mail, jakimi informacjami dzielimy się z całym zespołem, jakie są zasady bezpieczeństwa. Czy wysyłamy wiadomości wieczorem i w weekendy? Czy musimy na nie odpowiadać? Czy naprawdę chcemy i musimy wiedzieć, co w danym momencie robią inne osoby?
• Jak dobrze prowadzić spotkania i podtrzymywać ducha w zespole? Każde spotkanie warto rozpocząć od luźnych kwestii i pytań – to może być coś zabawnego, lub neutralny temat, ważne, żeby wszyscy zabrali głos, wtedy zwiększa się prawdopodobieństwo, że będą aktywni także później. Warto skrócić czas spotkań online, na ile to tylko możliwe, ponieważ są męczące, a zyskany czas przeznaczyć na przerwy. Warto postawić na komunikację asynchroniczną.
• Trochę luzu. Można stworzyć nieformalne obszary tematyczne do swobodnych rozmów – zwierzęta, sport, książki etc. – to pomaga budować zespół w wirtualnych warunkach. Pamiętajmy, że w biurze przypadkowo spotykamy ludzi na korytarzu, a on-line powinniśmy to czymś zastąpić – np. raz w tygodniu wirtualna kawa, podczas której nie rozmawiamy o pracy. Co jeszcze buduje zespół? Quizy, gry wideo, wspólna zabawa – jednak to nie dzieje się spontanicznie, trzeba to zaplanować i wprowadzić.
• Załamanie team spirit może nastąpić po 3 miesiącach, dlatego trzeba stworzyć kreatywne rozwiązania. Może wyznaczyć kogoś, kto będzie odpowiedzialny za poczucie przynależności do zespołu – najlepiej wybrać osobę proaktywną, która ma pomysły i chce to robić, niezależnie od funkcji, którą zajmuje.

Praca zdalna jest inna – nie lepsza i nie gorsza, po prostu inna. W obecnych warunkach musimy jak najszybciej przejść do dojrzałego modelu pracy on-line.

----

P.S. Polecamy Waszej uwadze podcasty Lisette, dostępne tu.