El pasado 25 de febrero , CIONET Spain organizó, en colaboración con Appian, una mesa redonda bajo el título "Estrategias para la Excelencia Operativa en la Era Digital: Conecta, Automatiza, Lidera". Exploramos cómo una plataforma puede orquestar, automatizar y optimizar procesos para: conectar personas, sistemas y datos en flujos de trabajo dinámicos; aprovechar tecnologías avanzadas como RPA, IA y Data Fabric para eliminar silos y ganar eficiencia; e identificar y eliminar cuellos de botella con herramientas de análisis y minería de procesos.

Estrategias para la Excelencia Operativa en la Era Digital: Conecta, Automatiza, Lidera

¿Qué es la orquestación de procesos?

La orquestación de procesos es el arte de integrar y gestionar eficientemente los flujos de trabajo y las tareas a través de diversos sistemas de tecnología de la información dentro de una empresa. Mediante la implementación de software especializado, las organizaciones pueden automatizar y sincronizar operaciones que tradicionalmente se realizaban de manera aislada. Esto no solo asegura una mayor coherencia y precisión en la ejecución de las tareas, sino que también mejora significativamente la eficiencia operativa.

Uno de los mayores beneficios de la orquestación de procesos es su capacidad para proporcionar una visión holística de las operaciones empresariales. Al integrar diversas funciones y datos en una única plataforma, las empresas pueden obtener insights más profundos sobre su rendimiento, facilitando la toma de decisiones estratégicas basadas en datos.

Incorporación de orquestadores sobre el ecosistema de herramientas

Los orquestadores de procesos son componentes de software que gestionan y controlan las interacciones entre sistemas dispares dentro de una infraestructura tecnológica. Su principal función es asegurar que las actividades y tareas se ejecuten en el orden correcto, respetando las dependencias y condiciones específicas establecidas en los flujos de trabajo. Los orquestadores facilitan una visión unificada y centralizada del proceso, lo que permite monitorear y ajustar las operaciones en tiempo real.

La integración de orquestadores en el ecosistema de herramientas de una empresa involucra varios pasos clave:

• Evaluación del ecosistema actual: Antes de la incorporación, es crucial evaluar las herramientas y sistemas existentes para entender cómo interactúan y dónde pueden surgir problemas de compatibilidad o redundancia.
  
• Selección de la tecnología: La selección de un orquestador adecuado depende de las necesidades específicas de la empresa, incluyendo la complejidad de los procesos, el nivel de integración requerido y la escalabilidad deseada. 
  
• Implementación y configuración: implica configurarlo para interactuar correctamente con todas las herramientas y sistemas implicados. Esto puede requerir el desarrollo de APIs personalizadas o la utilización de adaptadores preexistentes para asegurar una comunicación fluida entre sistemas.
  
• Pruebas y ajustes: Una vez integrado, el orquestador debe ser sometido a pruebas exhaustivas para garantizar que gestiona los flujos de trabajo como se espera. Los ajustes pueden ser necesarios para optimizar la ejecución de procesos y corregir cualquier problema que surja durante las pruebas.
  
• Monitoreo y optimización continua: La orquestación de procesos no termina con la implementación; requiere un monitoreo constante para asegurar que los procesos se ejecutan eficientemente. 

Relevancia de la orquestación en la gestión de procesos de negocio (BPM) y como motor de generación de eficiencias

La gestión de procesos de negocio (BPM) se enfoca en la mejora continua de los procesos operativos de una empresa para aumentar la eficiencia y efectividad. La orquestación de procesos se integra en este marco al proporcionar las herramientas y métodos necesarios para automatizar y optimizar estas actividades. La relevancia de la orquestación en la BPM se manifiesta en varios aspectos clave como la automatización de flujos de trabajo, integración de sistemas, visibilidad y control; flexibilidad y escalabilidad.

La capacidad de la orquestación de procesos para generar eficiencias en la empresa se manifiesta en varios beneficios tangibles:

• Reducción de costes operativos: Al automatizar tareas y optimizar flujos de trabajo, la orquestación reduce la necesidad de intervención manual, lo que disminuye los costes laborales y los errores que pueden ser costosos para la empresa.
  
• Mejora del tiempo de respuesta: La capacidad de ejecutar procesos de forma más rápida y coherente permite a las empresas responder más ágilmente a las demandas de los clientes y a las oportunidades del mercado, mejorando así el servicio al cliente y la competitividad.
  
• Incremento de la productividad: La automatización y la mejora de los procesos liberan a los empleados de tareas mundanas, permitiéndoles concentrarse en áreas que agregan mayor valor a la empresa, lo que incrementa la productividad general.
  
• Innovación continua: La orquestación facilita la experimentación y el ajuste rápido de los procesos, lo que es esencial para la innovación. Las empresas pueden probar nuevas ideas y enfoques con menor riesgo y mayor flexibilidad.

Criticidad de la evolución de sistemas

Aplicación de Agility Layer para reducir el coste de los sistemas

Un Agility Layer es esencialmente una capa de software que se implementa sobre los sistemas existentes. Su propósito es proporcionar una interfaz unificadora que permite a las aplicaciones antiguas comunicarse e interactuar con nuevas tecnologías y servicios. Este enfoque puede significar la adición de APIs modernas, middleware o incluso plataformas de integración que actúan como el pegamento entre los sistemas viejos y los nuevos.

Beneficios de implementar un Agility Layer:

• Reducción de costes: Al evitar la necesidad de reemplazar sistemas complejos y costosos, las empresas pueden reducir significativamente los gastos de capital y operativos. En lugar de invertir en nuevas infraestructuras, se invierte en una capa que mejora la capacidad de los sistemas existentes.
  
• Menor riesgo de implementación: Cambiar o actualizar sistemas fundamentales puede conllevar riesgos significativos, incluidas interrupciones operativas y problemas de compatibilidad. Un Agility Layer reduce este riesgo al permitir que los cambios se realicen de manera más controlada y gradual.
  
• Mejora de la integración: Facilita la integración de tecnologías nuevas y emergentes con sistemas antiguos, lo que permite a las empresas adoptar innovaciones como la inteligencia artificial, el big data y la automatización sin grandes reconstrucciones de su infraestructura de TI.
  
• Agilidad operativa: Al proporcionar una capa que puede adaptarse y cambiar rápidamente, las empresas pueden responder más efectivamente a las demandas del mercado o a los cambios en el entorno de negocio. Esto es crucial para mantener la competitividad en industrias que evolucionan rápidamente.
  
• Extensión de la vida útil de los sistemas legacy: Con un Agility Layer, los sistemas antiguos pueden continuar siendo utilizados mientras se añaden funcionalidades modernas, extendiendo su vida útil y maximizando la inversión realizada en ellos.
  

Impacto de la IA en la orquestación

El impacto de la Inteligencia Artificial en la orquestación de procesos es profundamente transformador, revolucionando la manera en que las empresas gestionan y automatizan sus flujos de trabajo. La integración de la IA en la orquestación no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también mejora la capacidad de toma de decisiones, innovación y adaptabilidad de las organizaciones frente a los cambiantes requerimientos del mercado.

Mejora de la automatización y eficiencia

La IA lleva la automatización de procesos a un nuevo nivel. Mientras que la orquestación tradicional permite automatizar tareas basadas en reglas predefinidas, la IA introduce la capacidad de aprender y adaptarse con el tiempo. Esto significa que los sistemas pueden mejorar continuamente su desempeño, optimizando los flujos de trabajo basados en datos históricos y en tiempo real.

• Automatización inteligente: La IA puede identificar patrones y anomalías en grandes volúmenes de datos, permitiendo la automatización de tareas complejas que antes requerían intervención humana.
  
• Optimización de procesos: La IA analiza continuamente los procesos para sugerir o implementar mejoras que aumenten la eficiencia y reduzcan los costes. 

Toma de decisiones mejorada

La capacidad de la IA para procesar y analizar grandes cantidades de información en tiempo real transforma la toma de decisiones en las organizaciones. La orquestación inteligente no solo ejecuta procesos, sino que también proporciona insights valiosos que guían las decisiones estratégicas.

• Análisis predictivo: La IA puede prever futuros escenarios basándose en tendencias y datos históricos, permitiendo a las empresas anticiparse a problemas potenciales y aprovechar oportunidades emergentes.
  
• Decisiones basadas en datos: Con la integración de la IA, la orquestación ayuda a las organizaciones a tomar decisiones más informadas y basadas en datos, minimizando el riesgo y mejorando los resultados empresariales.

Desafíos y consideraciones

A pesar de sus numerosos beneficios, la integración de la IA en la orquestación de procesos también presenta desafíos:

• Complejidad tecnológica: La implementación de soluciones de IA requiere habilidades técnicas avanzadas y una comprensión profunda tanto de la tecnología como de los procesos empresariales.
  
• Consideraciones éticas y de privacidad: La gestión de datos sensibles y la toma de decisiones automatizada plantean cuestiones éticas y de privacidad que las empresas deben abordar cuidadosamente.
  
• Coste de Implementación: Aunque la IA puede reducir costes a largo plazo, la inversión inicial y el mantenimiento de tecnologías avanzadas pueden ser significativos.

¿Cómo puede ayudar Appian?

Appian se destaca como un facilitador clave en la orquestación de procesos, proporcionando una plataforma que integra sin problemas las diversas tecnologías y aplicaciones de una empresa. Con su enfoque en la arquitectura abierta y la facilidad de integración, Appian permite a las empresas unificar y automatizar sus procesos, proporcionando una visibilidad completa y una gestión efectiva del rendimiento de las operaciones.

La plataforma de Appian también ofrece herramientas avanzadas para la gestión de datos, la automatización de decisiones y la colaboración en tiempo real, lo que es esencial para mantener la competitividad en la economía digital. Al aprovechar la orquestación de procesos facilitada por Appian, las organizaciones pueden no solo responder más rápidamente a los cambios del mercado, sino también liderar en la innovación y la eficiencia operativa.