Este artículo está basado en las intervenciones que tuvieron lugar el pasado martes 7 de noviembre, cuando líderes digitales de destacadas organizaciones pudieron disfrutar de un almuerzo en el Jardín de Arzabal en Madrid durante la mesa redonda "Desafíos actuales del trabajo híbrido y remoto: Reinventando la colaboración a través de Microsoft Teams" organizada por CIONET en colaboración con Cytric by Amadeus. El objetivo de esta mesa fue ofrecer una visión integral de los desafíos y oportunidades que el trabajo híbrido y remoto presenta, a la vez que explorar la convergencia entre tecnología, cultura organizacional y estrategias de gestión mediante la integración de plataformas de gestión de viajes y gastos en Microsoft Teams.

Desafíos actuales del trabajo híbrido y remoto: reinventando la colaboración a través de Microsoft Teams

La adopción de modelos de teletrabajo o híbridos en las organizaciones

Históricamente, el modelo de trabajo predominante en la mayoría de las organizaciones ha sido el presencial. Sin embargo, con el advenimiento de la tecnología digital y la globalización, muchas empresas empezaron a explorar modalidades de trabajo más flexibles. Este cambio gradual fue motivado tanto por la búsqueda de mayor eficiencia y productividad como por la necesidad de atraer y retener talento en un mercado laboral cada vez más competitivo.

Todos los presentes coincidieron en que la pandemia de Covid-19 marcó un antes y un después en la adopción de modelos de teletrabajo e híbridos. Ante las restricciones de movilidad y la necesidad de mantener la continuidad del negocio, muchas organizaciones se vieron forzadas a implementar rápidamente soluciones de trabajo a distancia. Este cambio, aunque inicialmente visto como una medida temporal, ha demostrado ser eficaz y ha provocado un replanteamiento a largo plazo de las estrategias laborales.

La adopción de modelos de teletrabajo y trabajo híbrido en las organizaciones representa un cambio paradigmático en el panorama laboral contemporáneo. Este cambio, acelerado por la tecnología y las necesidades emergentes del mundo laboral, ofrece una nueva dinámica en cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo. Para las grandes organizaciones, esta transformación no es solo una tendencia, sino una evolución esencial en la gestión del trabajo y del personal.

Para los líderes digitales que participaron en esta mesa redonda, la flexibilidad es un pilar fundamental. Es esencial que los empleados puedan equilibrar mejor sus responsabilidades laborales y personales, lo que conduce a una mayor satisfacción y retención del talento. Este equilibrio entre el trabajo y la vida personal se ha convertido en un aspecto crucial para muchos profesionales, particularmente en industrias de alta demanda como la tecnología.

En términos de productividad, muchos trabajadores y empresas reportan mejoras significativas. Uno de los presentes afirmó que con la introducción del teletrabajo durante la pandemia, las reuniones mejoraron notablemente. Además, observaron que la participación y la colaboración aumentaron. Desde la perspectiva empresarial, el ahorro de costos es notable. Reducir la dependencia de grandes espacios de oficina físicos puede disminuir significativamente los gastos operativos. Este ahorro puede ser reinvertido en otras áreas críticas del negocio, como el desarrollo tecnológico, la formación del personal o la expansión del mercado.

La adopción de modelos de teletrabajo e híbridos también abre las puertas a un nuevo mundo de posibilidades en términos de contratación y retención de talento. Las empresas ya no están restringidas por la geografía y pueden acceder a un grupo más amplio y diverso de candidatos. Esta diversidad no solo enriquece el ambiente laboral sino que también aporta una variedad de perspectivas y habilidades, crucial en el ámbito tecnológico.

Desafíos

La comunicación efectiva y la colaboración pueden ser más complejas en un entorno no presencial. Aquí es donde entran en juego las herramientas tecnológicas. Las plataformas de videoconferencia, las herramientas de colaboración en línea y los sistemas de gestión de proyectos son fundamentales para mantener el flujo de trabajo y la cohesión del equipo. Sin embargo, la pérdida de contacto con los compañeros es uno de los grandes desafíos. Uno de los participantes afirmaba que los empleados que han comenzado a trabajar post pandemia no tienen el mismo engagement con la organización. 

La ciberseguridad es otra preocupación crítica. El trabajo remoto introduce nuevos riesgos en términos de seguridad de la información y privacidad de datos. Las empresas deben implementar políticas de seguridad robustas y educar continuamente a sus empleados sobre las mejores prácticas para proteger la información sensible. La gestión y supervisión de los empleados también requieren un enfoque renovado. En un entorno no presencial, la confianza y la autonomía son más importantes que nunca, junto con las métricas de rendimiento claras y objetivas para evaluar el trabajo.

El bienestar de los empleados es una consideración importante. El aislamiento y la desconexión son riesgos reales en un entorno de teletrabajo. Las empresas deben esforzarse por crear oportunidades de interacción social y actividades de bienestar para mantener a los empleados conectados y comprometidos. Por otra parte, mantener una cultura organizacional fuerte en un entorno de trabajo híbrido o completamente remoto es uno de los mayores retos a los que se enfrentan hoy en día las grandes compañías. Las actividades de construcción de equipo y los eventos virtuales son estrategias clave para fomentar y mantener los valores y la cultura de la empresa.

La construcción de una cultura organizacional

En el mundo actual, donde el teletrabajo y los modelos híbridos se han vuelto cada vez más prevalentes, la construcción de una cultura organizacional sólida enfrenta desafíos y oportunidades únicas. La comunicación efectiva emerge como un pilar fundamental en este escenario, donde la distancia física exige canales claros y eficientes, tanto para interacciones formales como informales. La tecnología y las herramientas adecuadas juegan un papel crucial, facilitando una colaboración eficiente a través de diferentes ubicaciones.

Más allá de la mera interacción, fomentar la colaboración y el trabajo en equipo se convierte en una tarea esencial. Esto implica no solo reuniones virtuales regulares, sino también sesiones de trabajo en equipo y plataformas que permitan la interacción y el trabajo conjunto. En esta línea, cultivar la confianza y la autonomía se vuelve primordial; en el teletrabajo, el enfoque se desplaza del control hacia los resultados, confiando en que los empleados gestionan su tiempo y responsabilidades eficazmente. Por ello, la mejor manera de medir resultados es mediante la fijación de objetivos. 

La inclusión y la diversidad también son aspectos críticos. En un entorno donde los equipos pueden estar dispersos geográficamente, la alineación entre equipos y asegurarse de que todos los miembros se sientan incluidos y valorados es fundamental para mantener una cultura organizacional saludable. Esto se complementa con la necesidad de ofrecer desarrollo y capacitación continua, accesible de forma remota, lo que es clave para el crecimiento profesional y la satisfacción del empleado.

El reconocimiento y el feedback regular también juegan un papel importante. Implementar sistemas que reconozcan el trabajo y proporcionen retroalimentación puede mantener a los empleados motivados y comprometidos. Además, organizar eventos y actividades de integración, tanto virtuales como presenciales en modelos híbridos, es esencial para fortalecer las relaciones interpersonales y fomentar un sentido de pertenencia.

Por último, la adaptabilidad de las políticas a las necesidades cambiantes de los empleados y del negocio es crucial. En un mundo donde las circunstancias personales pueden variar enormemente, las políticas flexibles son la clave para una cultura organizacional exitosa en entornos de teletrabajo y modelos híbridos. En resumen, el éxito en la construcción de esta cultura depende de la capacidad de adaptarse a las nuevas realidades, manteniendo siempre un enfoque centrado en las personas y sus necesidades.

Los viajes de trabajo como una oportunidad de colaboración

En el cambiante mundo de los negocios, los viajes de trabajo han experimentado una transformación profunda, evolucionando desde rutinarias obligaciones hacia oportunidades estratégicas de colaboración y desarrollo del capital humano. Antes de la pandemia, estos viajes eran frecuentes y formaban parte del día a día corporativo, centrados en reuniones, capacitaciones y el fortalecimiento de redes profesionales. Sin embargo, el advenimiento de la tecnología y, más recientemente, la pandemia global han redefinido su naturaleza y propósito.

Ahora, las empresas priorizan los viajes con objetivos claros y específicos, buscando maximizar el valor de cada desplazamiento. Esta nueva tendencia no solo refleja una gestión más estratégica del capital humano, sino que también se alinea con la creciente necesidad de desarrollo de habilidades y la creación de relaciones comerciales más robustas.

El impacto de la pandemia ha sido particularmente significativo en este ámbito. Con la necesidad de adaptarse a un entorno en constante cambio, las oportunidades de desplazamiento se han convertido en momentos cruciales para la unión y colaboración entre empleados.

La integración de plataformas de gestión de viajes y gastos en Microsoft Teams

Un avance notable en la gestión de viajes corporativos ha sido la integración de plataformas de gestión de viajes y gastos en Microsoft Teams. Esta innovación ha revolucionado la forma en que los equipos organizan sus viajes, permitiéndoles buscar, reservar, compartir, pagar y reclamar gastos desde una única aplicación. Esta integración no sólo centraliza y simplifica los procesos relacionados con los viajes, sino que también mejora significativamente la productividad de los empleados, ya que un empleado gasta un 8% de su tiempo (4,5 semanas al año)  en cambiar de aplicaciones (SAP, Salesforce, mail, Workday, etc.)

Un ejemplo concreto de esta optimización es el uso más eficiente de taxis. En un esfuerzo por reducir costos y promover prácticas sostenibles, las empresas están adoptando estrategias como el uso compartido de taxis y la elección de servicios de transporte más ecológicos. Soluciones como la de Microsoft facilitan enormemente llevar a cabo este tipo de acciones. Esta práctica no solo tiene un impacto positivo en la reducción de costos sino que también contribuye a la responsabilidad social corporativa, disminuyendo la huella de carbono asociada a los viajes de negocios.

Un tema recurrente en la mesa redonda fue la importancia de la alineación y la colaboración efectiva entre equipos deslocalizados. Las organizaciones enfrentan el desafío de mantener a sus empleados sincronizados y motivados, a pesar de las barreras físicas que el trabajo remoto impone. Aquí, herramientas como Microsoft Teams emergen no sólo como facilitadores de la comunicación, sino también como integradores de diversas funciones y procesos empresariales. La integración estratégica de plataformas de gestión de viajes y gastos en Teams fue señalada como un avance significativo en la simplificación y eficiencia de las operaciones comerciales.

Conclusiones

La adopción de modelos de teletrabajo o híbridos presenta numerosas oportunidades y desafíos para las organizaciones y sus empleados. Requiere de un enfoque equilibrado que contemple tanto las necesidades del negocio como las de los trabajadores, y un compromiso firme con la evolución y adaptación a las nuevas formas de trabajar en el siglo XXI. La tecnología, especialmente herramientas como Microsoft Teams, se presenta como esencial para facilitar la colaboración y gestión eficiente, transformando los viajes de trabajo en oportunidades estratégicas.