Nie trzeba siedzieć w biurze, by dobrze wykonywać swoją pracę. Większość ludzi wciąż chce jeździć do biur, ale niekoniecznie chce to robić codziennie – mówi Nancy Baym, Senior Principal Research Manager w Microsoft Research. Dr Baym była gościem specjalnym kwietniowego spotkania społeczności CIONET – Community Event #3/2021 „Employee First”.

Nancy Baym od lat bada sposób, w jaki ludzie używają nowoczesnych technologii komunikacyjnych – również do budowania i utrzymywania relacji. Jest autorką takich publikacji, jak „Personal Connections in the Digital Age”, „Playing to the Crowd: Musicians, Audiences”, and the Intimate Work of Connection” oraz „Twitter: A Biography”.

W ubiegłym roku dr Baym brała czynny udział w zainicjowanym przez Microsoft projekcie badawczym „The New Future of Work” – w ramach inicjatywy przeprowadzono kilkadziesiąt odrębnych badań, analizujących, jak pandemia wpływa na środowisko pracy. W trakcie swojego wystąpienia na „Employee First” badaczka szerzej omówiła wnioski z raportu.

Dlaczego produktywność spada?

Jak wynika z danych zebranych przez koncern, ważnym zadaniem dla pracodawców jest dziś dbałość o utrzymanie produktywności pracowników. A trudno o to przy dużym natężeniu spotkań online i czatów.

Współpraca opiera się na komunikacji. W warunkach pracy zdalnej to, czego nie możemy powiedzieć współpracownikom osobiście, musimy przekazać kanałem cyfrowym. Problem w tym, że nadmiar komunikacji elektronicznej szkodzi. Praca zdalna wymusiła organizowanie większej liczby spotkań online i wideo połączeń (również tych nieplanowanych), spowodowała też wzrost liczby wiadomości w komunikatorach.

A ponieważ wiadomości odbieramy również po godzinach pracy i w weekendy, wydłuża to nasz dzień (tydzień) pracy. Pracownicy zaczynają cierpieć na syndrom zmęczenia wideokonferencyjnego. W takich warunkach trudniej zadbać o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Innowacyjność wymaga kontaktu z ludźmi myślącymi inaczej – zauważa dr Baym.

Niestety, jak wynika z badań Microsoftu, praca zdalna prowadzi do tworzenia się organizacyjnych silosów komunikacyjnych. Społeczna izolacja sama w sobie prowadzi do osłabienia więzi z innymi ludźmi. Pracownicy zdalni utrzymywać relacje z innymi członkami swojego zespołu, ale już kontakty z innymi członkami organizacji ulegają osłabieniu.

Tymczasem mocne więzy społeczne (nawet przyjaźnie) w obrębie organizacji pozytywnie wpływają na skuteczność realizacji zadań, nie mówiąc o satysfakcji z pracy. Poprawiają też przepływ informacji, pomagają budować kulturę organizacji i panujące w niej normy.

Komu potrzebny onboarding buddy?

Szczególnej troski wymagają pracownicy młodzi lub dopiero co zatrudnieni: należy takim osobom ułatwiać dołączenie do zespołu i budować w nich poczucie, że są jego pełnoprawnymi członkami.

Duża odpowiedzialność ciąży tu na menedżerach, którzy powinni promować otwartość i zachęcać do sygnalizowania potrzeb (tu przyda się przydzielenie tzw. onboarding buddy’ego i mentora technicznego, do których nowy pracownik będzie mógł się zwrócić po pomoc).

W ten sposób pokażemy, że zależy nam na pracownikach – mówiła Nancy Baym.

Ludziom trzeba pomóc maksymalizować korzyści wynikające z elastycznego modelu pracy, a jednocześnie zarządzać związanymi z nim wyzwaniami, przede wszystkim – stałą „bliskością” pracy. Co z tego, że wyłączymy komputer po godzinie 17, jeżeli powiadomienia i maile będą przychodzić na smartfon?

Dlatego w nowej rzeczywistości trzeba również zredefiniować sposoby i standardy komunikacji – jak chcemy porozumiewać się w obrębie zespołu i firmy. Chodzi na przykład o wypracowanie zestawu wytycznych, w jakich sprawach i jak często organizujemy telekonferencje oraz zasad komunikacji po godzinach pracy – podkreślała badaczka.

Całość wystąpienia dr Nancy Baym na CIONET Community Event #3/2021: